Verbindende und verbindliche Kommunikation in virtuellen Teams

Kommunikation spielt eine zentrale Rolle für erfolgreiche Zusammenarbeit in agilen Teams. Doch auch Teams, die nicht mit agilen Methoden arbeiten, profitieren von einer wirksamen Kommunikation, insbesondere wenn Sie virtuell zusammenarbeiten.

Im Folgenden beschreiben wir fünf wichtige Stellschrauben für verbindende und verbindliche Kommunikation in räumlich getrennten Teams:

  1. Achtsamkeit für die Grundlagen menschlicher Kommunikation

Es geht weniger darum gänzlich neue Formen der Kommunikation zu etablieren, sondern vielmehr achtsam darauf zu schauen, wie sich Kommunikation in der virtuellen Zusammenarbeit verändert hat, was hilfreich und zielführend ist und wo Handlungsbedarf besteht. Präsenz, Offenheit und tiefes Zuhören gewinnen noch mehr an Bedeutung. Werden alle Mitarbeiter abgeholt und erhalten die notwendigen Informationen? Wie werden Botschaften aufgenommen?

  1. Sinnvolle Auswahl der Kommunikations-Tools und -Wege

Die Wahl des jeweils passenden Kommunikationskanals je nach Inhalt, Dringlichkeit, Anzahl der Empfänger und Emotionalität der Botschaft trägt wesentlich zur Effektivität und Effizienz von Teams bei. Wenn wir studienbasiert davon ausgehen, dass der Mensch 4x schneller lesen als schreiben und 2x schneller sprechen als zuhören & verstehen kann, dann erschließt sich, warum unvorbereitete Telefonkonferenzen, in denen der Vortragende vor Aufregung noch schneller spricht als sonst, kein visuelles Feedback erhält und die Zuhörer möglicherweise nebenbei die Spülmaschine ausräumen, weder effektiv noch nachhaltig sind.

Je besser synchrone (Senden und Empfangen der Information erfolgt im selben Moment; z.B. persönliches Gespräch) und asynchrone (zeitlicher Versatz zwischen Senden und Empfangen; z.B. Emails) Kommunikation zusammengebracht werden können, desto schneller und transparenter kann die Zusammenarbeit erfolgen. Gut gelingt dies mit Tools wie beispielsweise Slack oder Microsoft Teams die die ganze Bandbreite von Sprach- und Videoanrufen, Sprachnachrichten, Textnachrichten und Teilen von Dokumenten abdecken.

Grundsätzlich gilt: je emotionaler die Botschaft, desto persönlicher und synchroner sollte die Kommunikation erfolgen. Wie im vorigen Artikel beschrieben, spielen Mimik, Gestik und Tonfall eine essentielle Rolle für die Einordnung des Gesagten und für den Beziehungsaufbau. Eine direkte Interaktionsmöglichkeit erlaubt es zudem Missverständnisse direkt auszuräumen.

 
  1. Vereinbarung klarer Regeln

Damit Teams, insbesondere virtuelle, effizient arbeiten können, bedarf es einer klaren Struktur und verbindlicher Regeln. Dazu gehört ein einheitliches Verständnis darüber, welche Kanäle für welche Inhalte genutzt und wo welche Informationen abgelegt werden ebenso wie Timeboxing für Meetings und Projekte und feste Feedbackschleifen. Da die Tagesabläufe der einzelnen Mitarbeiter im Homeoffice deutlicher voneinander abweichen, als im Büro, sind klare terminliche Absprache und Transparenz über eigene Verfügbarkeiten noch wichtiger – Stichwort Erwartungsmanagement.

  1. Raum und Zeit für informellen Austausch

Natürlich ist die geplante „bewusst-unbewusste Kommunikation“ unter Team-Mitgliedern und Führungskräften in virtuellen Kaffeepausen oder beim virtuellen Feierabendbier nicht dieselbe wie beim spontanen und oft zufälligen Austausch auf dem Büro Flur. Sie sollte auch nur ein Angebot sein und keine Verpflichtung. Gleichzeitig ist ein Raum für Ideen, Humor und Team-Erleben wichtig. Spielerische Elemente sorgen für mehr Lockerheit – warum nicht ein Treffen als virtuelle Charaktere (-> TriCat)?

  1. Feste Meeting-Strukturen

Zur Etablierung einer offenen Feedback- und Lernkultur und schneller Realisierung von Verbesserungen lohnt sich auch für Unternehmen, die nicht mit agilen Methoden arbeiten, die Einführung fester, wiederkehrender Termine zur Reflektion des „was“ (Review) und des „wie“ (Retrospektive) der Zusammenarbeit in Teams.

Review

Im Gegensatz zu den meisten klassischen Teammeetings, in denen sich über den Stand von Projekten, über Arbeitsergebnisse und Planungen ausgetauscht wird, folgen Reviews einem strikten und klaren Zeitrahmen und Ablauf. Gute Vorbereitung der Meetings und Konzentration auf das Wesentliche ohne ausschweifende Diskussionen erhöhen Fokus und Effizienz deutlich – auch und gerade im virtuellen Raum.

Konkret werden folgende Fragen im Rahmen des Reviews beantwortet:

  • Was haben wir (bisher) erreicht? Welche Ergebnisse haben wir erarbeitet?

  • Was lief/läuft gut?

  • Welche Probleme bei der Bearbeitung gab/gibt es?

  • Wie sind wir damit umgegangen bzw. wie können wir damit umgehen?

Retrospektive (Retro)

Deutlich seltener als über Projektstände reflektieren Teams über die Art der Zusammenarbeit. Dabei liegt genau hier der Schlüssel für kontinuierliche Verbesserung, gemeinsames Wachstum und Teamzusammenhalt. Konflikte werden auf Distanz meist viel später erkannt, als wenn Kollegen sich im Büro nicht aus dem Weg gehen können. Umso wichtiger ist die feste Implementierung regelmäßiger Meetings, in denen wertschätzend und potentialorientiert analysiert wird, wo die Zusammenarbeit gut geklappt hat, wo es Missstimmungen und Reibungsverluste gab und was in Zukunft anders gemacht werden soll. Feedback erfolgt ohne Schuldzuweisungen: es wird wohlwollend davon ausgegangen, dass jeder sein Bestes gibt und im Sinne der gemeinsamen Ziele agiert. Diese Art der Kommunikation muss erst geübt und die psychologische Sicherheit für den sehr offenen Austausch aufgebaut werden. Regelmäßigkeit, klare, gleichbleibende Strukturen und eine stärkende Führung zahlen wesentlich darauf ein. Sollte ein physisches Zusammenkommen für die Retros nicht möglich sein, so können Videokonferenzen eine gute Alternative bieten, wenn alle Teilnehmer ihre Videos eingeschaltet haben, um auch Mimik und Gestik sichtbar zu machen. Hierbei ist eine achtsame Durchführung durch das Meeting umso wichtiger. Werden die Ergebnisse dokumentiert, lässt sich über die Zeit sehr gut die gemeinsame Entwicklung verfolgen.

Sie möchten verbindende und verbindliche Kommunikation für Ihre Teams einführen?

Wenn Sie sich ein Sparring zum Thema Kommunikation wünschen oder gerne Reviews und Retrospektiven für Ihr Team einführen wollen, dann sprechen Sie uns gerne an! In einem kostenlosen Kennenlerngespräch mit uns können Sie erste Ideen zur Zusammenarbeit mit uns gewinnen. Außerdem lernen Sie uns und unsere einzigartige Arbeitsweise kennen: persönlich, per Telefon oder Videokonferenz – wie es für Sie am besten passt.

Simone Schwarz

Simone Schwarz

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